O desafio do software simples de gerenciamento de projetos

Todas as pessoas têm projetos. Desde o casal planejando o casamento, passando pelo designer criando um novo site para um restaurante até uma empresa que vai construir uma nova turbina. E é por isso que existem tantos softwares nessa categoria.

Castelo de areia

Projeto Castelo de Areia 3. Os outros tiveram problema de scheduling e budget.

Mas projetos têm diferenças em escala e natureza, e variam demais dependendo de quem os executa ou em que área se aplicam. Por isso existem, dentro da categoria de softwares de gestão de projetos, diversos subtipos. Existem sistemas para quem quer aplicar tudo o que aprenderam em um curso certificado internacionalmente de gestão de projetos e existem os mais simples e genéricos que ajudam grupos menores a se organizar.

Os sistemas mais complexos normalmente têm uma única forma certa de serem usados. Seguem as práticas do PMBOK e outras técnicas mais específicas ensinadas em cursos de MBA ao redor do mundo. São ferramentas vendidas aos CIOs que querem aplicar essa teoria que aprenderam. A maioria dos usuários não tem muita opção, são forçados a usar o sistema que o chefe do chefe deles escolheu.

Para capturar o mercado que esses sistemas complexos ignoram, surgiram muitas ferramentas mais simples para gerenciamento de projetos. A maioria deles parece com uma lista de tarefas suplementada com recursos para facilitar a colaboração com outras pessoas. É o mundo das pessoas que só precisam saber o que precisa ser feito e o que foi feito. Pessoas que normalmente não gostam ou não sabem usar um gráfico de Gantt.

Esses softwares mais simples têm como mercado alvo principal empresas menores, profissionais liberais ou até grupos ou indivíduos sem ligação com uma entidade com fins lucrativos. Por isso são mais baratos, às vezes até de graça.

Exemplos desses sistemas mais simples: Basecamp, Asana, Flow e Runrun.it.

Diferente dos sistemas mais complexos, esses softwares costumam ser adotados pela equipe, não forçados como uma decisão hierárquica para toda a organização. Mas isso, combinado com seu preço baixo e a natureza simples de suas interfaces, pode ser uma faca de dois gumes.

Hoje em dia todo software vendido pela internet tem a palavra “simples” ou “fácil” no texto de seu marketing. A ideia é que empresas menores não querem comprar algo que vá exigir treinamento, querem uma ferramenta que um leigo vá bater o olho e intuitivamente possa usar, ou algo bem próximo disso. Todos esses sistemas de gerenciamento são vendidos assim.

Existem infinitas maneiras de se organizar para conduzir um projeto. E projetos, dependendo de sua natureza, podem exigir peculiaridades para que tenham esse tipo de controle. Essas ferramentas optaram por simplicidade para oferecer flexibilidade, para que possam ser usadas na maior variedade de projetos possíveis. Mas existe uma linha tênue entre ser simples e ser genérico demais.

Algumas pessoas vão olhar para esses softwares e achar que são genéricos demais, que não fornecem estrutura ao trabalho suficiente para auxiliar o andamento de um projeto. Eles dependem de disciplina de quem vai usá-los. O sistemas mais complexos são impostos, os mais simples precisam lutar para que a equipe não tenha um motivo para trocar para outra ferramenta do mesmo tipo, já que seu custo não vai ser muito diferente.

E o maior desafio é que eles dependem da disciplina da maioria dos membros da equipe. Se alguns membros não alimentam o sistema da forma como a equipe espera que o façam, o sistema se torna inútil. A adoção sempre fica limitada ao limite da paciência dos membros menos organizados e disciplinados. Esses membros poderiam ser ejetados da equipe, mas isso nem sempre é possível e o custo de experimentar outra ferramenta é sempre menor.

Isso criou a figura do “chato do Basecamp” ou “polícia do Asana”, ou qualquer coisa equivalente para sua ferramenta. É a pessoa que precisa cobrar os outros membros para que eles usem corretamente o software.

No final, mesmo sendo genéricos, essas ferramentas acabam tendo formas mais otimizadas de serem utilizadas de acordo com a forma como foi montada a experiência de usuário. Mas a maioria das pessoas é resistente a ideia de mudar a forma como gosta de trabalhar só para se adequar ao fluxo de uma ferramenta que eles nem sabem se vai lhes dar algum retorno. Por isso essas ferramentas tentam não fazer o que os softwares maiores e mais complexos fazem que é vender uma solução casada com uma metodologia fechada.

Esses desafios abrem espaço no mercado para ferramentas que sejam construídas com nichos mais específicos desde sua concepção.

Já usei várias dessas ferramentas em diversos projetos e não pode dizer que as acho ruins. Só que o fato de que elas são intercambiáveis, alguém poderia ter escolhido outro software da mesma categoria e o projeto teria o mesmo resultado, mostra que ainda não temos uma ferramenta definitiva. Não temos o Microsoft Office ou Google da gestão de projetos.

E talvez isso seja impossível pela diversidade de formas de se trabalhar, ou precise realmente ser fragmentado para formas otimizadas para cada tipo de projeto que precisem ser vendidas junto da ferramenta, ou ainda, pensar em como construir uma solução que atenda bem até as pessoas que não querem usá-la mas fazem parte do projeto. Enquanto isso, eu continuo na minha busca pelo software perfeito para mim.

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