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O desafio do software simples de gerenciamento de projetos

Todas as pessoas têm projetos. Desde o casal planejando o casamento, passando pelo designer criando um novo site para um restaurante até uma empresa que vai construir uma nova turbina. E é por isso que existem tantos softwares nessa categoria.

Castelo de areia

Projeto Castelo de Areia 3. Os outros tiveram problema de scheduling e budget.

Mas projetos têm diferenças em escala e natureza, e variam demais dependendo de quem os executa ou em que área se aplicam. Por isso existem, dentro da categoria de softwares de gestão de projetos, diversos subtipos. Existem sistemas para quem quer aplicar tudo o que aprenderam em um curso certificado internacionalmente de gestão de projetos e existem os mais simples e genéricos que ajudam grupos menores a se organizar.

Os sistemas mais complexos normalmente têm uma única forma certa de serem usados. Seguem as práticas do PMBOK e outras técnicas mais específicas ensinadas em cursos de MBA ao redor do mundo. São ferramentas vendidas aos CIOs que querem aplicar essa teoria que aprenderam. A maioria dos usuários não tem muita opção, são forçados a usar o sistema que o chefe do chefe deles escolheu.

Para capturar o mercado que esses sistemas complexos ignoram, surgiram muitas ferramentas mais simples para gerenciamento de projetos. A maioria deles parece com uma lista de tarefas suplementada com recursos para facilitar a colaboração com outras pessoas. É o mundo das pessoas que só precisam saber o que precisa ser feito e o que foi feito. Pessoas que normalmente não gostam ou não sabem usar um gráfico de Gantt.

Esses softwares mais simples têm como mercado alvo principal empresas menores, profissionais liberais ou até grupos ou indivíduos sem ligação com uma entidade com fins lucrativos. Por isso são mais baratos, às vezes até de graça.

Exemplos desses sistemas mais simples: Basecamp, Asana, Flow e Runrun.it.

Diferente dos sistemas mais complexos, esses softwares costumam ser adotados pela equipe, não forçados como uma decisão hierárquica para toda a organização. Mas isso, combinado com seu preço baixo e a natureza simples de suas interfaces, pode ser uma faca de dois gumes.

Hoje em dia todo software vendido pela internet tem a palavra “simples” ou “fácil” no texto de seu marketing. A ideia é que empresas menores não querem comprar algo que vá exigir treinamento, querem uma ferramenta que um leigo vá bater o olho e intuitivamente possa usar, ou algo bem próximo disso. Todos esses sistemas de gerenciamento são vendidos assim.

Existem infinitas maneiras de se organizar para conduzir um projeto. E projetos, dependendo de sua natureza, podem exigir peculiaridades para que tenham esse tipo de controle. Essas ferramentas optaram por simplicidade para oferecer flexibilidade, para que possam ser usadas na maior variedade de projetos possíveis. Mas existe uma linha tênue entre ser simples e ser genérico demais.

Algumas pessoas vão olhar para esses softwares e achar que são genéricos demais, que não fornecem estrutura ao trabalho suficiente para auxiliar o andamento de um projeto. Eles dependem de disciplina de quem vai usá-los. O sistemas mais complexos são impostos, os mais simples precisam lutar para que a equipe não tenha um motivo para trocar para outra ferramenta do mesmo tipo, já que seu custo não vai ser muito diferente.

E o maior desafio é que eles dependem da disciplina da maioria dos membros da equipe. Se alguns membros não alimentam o sistema da forma como a equipe espera que o façam, o sistema se torna inútil. A adoção sempre fica limitada ao limite da paciência dos membros menos organizados e disciplinados. Esses membros poderiam ser ejetados da equipe, mas isso nem sempre é possível e o custo de experimentar outra ferramenta é sempre menor.

Isso criou a figura do “chato do Basecamp” ou “polícia do Asana”, ou qualquer coisa equivalente para sua ferramenta. É a pessoa que precisa cobrar os outros membros para que eles usem corretamente o software.

No final, mesmo sendo genéricos, essas ferramentas acabam tendo formas mais otimizadas de serem utilizadas de acordo com a forma como foi montada a experiência de usuário. Mas a maioria das pessoas é resistente a ideia de mudar a forma como gosta de trabalhar só para se adequar ao fluxo de uma ferramenta que eles nem sabem se vai lhes dar algum retorno. Por isso essas ferramentas tentam não fazer o que os softwares maiores e mais complexos fazem que é vender uma solução casada com uma metodologia fechada.

Esses desafios abrem espaço no mercado para ferramentas que sejam construídas com nichos mais específicos desde sua concepção.

Já usei várias dessas ferramentas em diversos projetos e não pode dizer que as acho ruins. Só que o fato de que elas são intercambiáveis, alguém poderia ter escolhido outro software da mesma categoria e o projeto teria o mesmo resultado, mostra que ainda não temos uma ferramenta definitiva. Não temos o Microsoft Office ou Google da gestão de projetos.

E talvez isso seja impossível pela diversidade de formas de se trabalhar, ou precise realmente ser fragmentado para formas otimizadas para cada tipo de projeto que precisem ser vendidas junto da ferramenta, ou ainda, pensar em como construir uma solução que atenda bem até as pessoas que não querem usá-la mas fazem parte do projeto. Enquanto isso, eu continuo na minha busca pelo software perfeito para mim.

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Sua Liderança Molda a Cultura De Sua Empresa (E Não O Fliperama Na Sala De Recreação)

Escrevi um post no blog da Arivo que achei que seria relevante postar aqui. Não se aplica apenas a TI, mas muitas do que escrevi foi baseado no que eu vejo na área.

Aqui está o link:

https://arivo.com.br/blog/blog/2013/11/21/sua-lideranca-molda-a-cultura-de-sua-empresa-e-nao-o-fliperama-na-sala-de-recreacao/

1 ano de startup: lições aprendidas

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Faz 1 ano que eu e meu sócio colocamos no ar o Arivo, um sistema de CRM para pequenas e médias empresas. Não gosto muito de chamar a empresa de startup, porque isso faz as pessoas lembrarem do filme do Facebook e de empresas que recebem investimento de milhões e escritórios com máquinas de sorvetes, e nós não temos e nem fomos atrás dessas coisas. Mas acho que temos ingredientes o suficiente para poder usar essa palavra para nos definir.

Acho que sempre que dedicamos tempo a algo, o mais importante é poder dizer que conseguimos aprender algo. E é por isso que achei importante fazer este balanço do que aprendi neste ano. Além disso, quem sabe isto possa ser útil para algum outro desenvolvedor que também esteja pensando em criar sua própria empresa, colocar seu próprio aplicativo no ar, ter seu próprio produto.

Procurar resolver um problema mais claro

Nós tivemos algumas razões para escolher um CRM como produto, mas acho que da próxima vez que lançar um produto vou tentar levar em consideração a questão ‘qual problema queremos resolver?’ ao invés de ‘qual produto lançar?’.

Não estou dizendo que um CRM não resolve um problema. Mas esse tipo de sistema apesar de muito útil para uma empresa, não necessariamente é considerado algo que uma empresa PRECISA ter. Isso significa que menos pessoas estão procurando por isso. E como CRM é um conceito mais dfundido em empresas maiores, oferecer este serviço para pequenas empresas significa que você precisa educar algumas pessoas sobre o conceito.

Some isso ao fato de que CRM é uma das primeiras coisas que as pessoas pensam em fazer quando querem lançar um SaaS. Quando lançamos vimos que existiam alguns produtos no mercado, mas não parecia ser um número tão alarmante quanto se vê na internet em inglês. Mas hoje em dia, cada vez que eu pisco o olho aparecem dois novos CRMs para pequenas empresas. Concorrência é algo saudável, mas quando ela é muito numerosa isso pode causar efeitos ruins para todos, como o achatamento dos preços.

E se eu acho tão problemático um CRM, porque não desistir e fazer outra coisa? Uma das razões eu cito em um dos parágrafos abaixo. Mas também porque já investimos tempo e dinheiro nisto e uma das partes mais difíceis já passou. Além disso, pela experiência de várias empresas de SaaS que esse é um negócio que leva bastante tempo para engrenar. Acho que temos hoje um produto sólido. Mas com certeza quero no futuro lançar outros produtos.

Não faça tudo que seus clientes pedem

Alguns de seus usuários vão perguntar sobre alguma funcionalidade que seu software não tem. Talvez você ainda não tenha implementado a funcionalidade porque não teve tempo, mas na maioria das vezes eles vão perguntar de algo que você nem pensou em fazer. Você, como desenvolvedor, vai sentir que deve implementar isso, que pode garantir mais um cliente pagando, mais uma grana entrando por mês para você poder gastar em games.

Mas a verdade é que esses usuários pedindo por funcionalidades não estão tão investidos assim em seu produto. A maioria das vezes em que cedi e implementei uma funcionalidade específica, o usuário que pediu não se tornou um cliente pago. E depois quase ninguém usou aquela funcionalidade.

Existem duas alternativas melhores para este caso. Uma delas é esperar até que mais usuários peçam pela mesma funcionalidade. Se ela for tão importante assim, mais gente vai pedir por ela. E a segunda é usar o bom senso e tentar chegar em uma versão da funcionalidade que possa ser útil para mais usuários. Talvez essa versão não atenda 100% da necessidade desse usuário que pediu pela funcionalidade, mas se for boa o suficiente para a maioria que precisar dela, ótimo.

Isso parece óbvio, mas quando você acha que vai coseguir fechar mais uma venda para sua empresa escrevendo algumas linhas de código você fica muito tentado a ceder.

Não aposte tudo em uma funcionalidade

Acredito que quem lança um produto na internet conheça vários casos de sucesso e tenha estudado as estratégias que essas empresas usaram para chegar onde estão. Parece simples, parece fácil. É só imitar algumas dessas estratégias, e ir arrumando um espaço para guardar a pilha de dinheiro que vai chegar quando sua empresa bater o Google e a Apple em faturamento.

Ou você tem uma ótima idéia de algo que seu software pode fazer, que vai ser tão legal que seus usuários vão sair na rua contando para todo mundo, tatuar em seus corpos sobre seu software e você vai se tornar um dos maiores casos de marketing viral da história.

Infelizmente, nada é tão fácil. As estratégias das empresas famosas deram certo por conta de vários outros fatores, como networking, timing e um pouco de sorte (e talvez um bocado de dinheiro). A sua ideia fantástica talvez não seja tão fantástica para os outros, ou talvez seja, mas as pessoas não estão espalhando sua mensagem.

Não aposte tudo em sorte. Experimente, implemente essas funcionalidades que podem dar certo e tornar sua empresa um grande sucesso. Mas não conte com isso. Tenha um plano A, B, C, que sejam mais realistas.

Desenvolvimento é a parte mais fácil

Como desenvolvedor, programar é a parte mais fácil do trabalho simplesmente porque você tem mais experiência, foi treinado nisso. Mas além disso, desenvolver um sistema é uma atividade muito mais objetiva que a maioria das outras coisas que você pode fazer por sua empresa, como marketing, vendas, atendimento aos clientes, etc.

Você sabe se conseguiu entregar uma funcionalidade nova ou corrigiu um bug e sabe quanto tempo mais ou menos essas atividades vão tomar. Mas escrever o texto de sua home page, acertar o SEO, enviar e-mails para usuários, são algumas das coisas que você faz e não sabe muito bem se o resultado é bom o suficiente ou se vale a pena gastar um pouco mais de tempo. E talvez mesmo investindo muito tempo, no final o resultado que você esperava pode não ser alcançado.

Por isso é importante ter um roadmap das funcionalidades mais importantes de seu software para que você possa pelo menos entregar essas funcionalidades e ter tempo para fazer outras atividades necessárias. E ter outras pessoas em quem você confia na empresa para dividir e delegar o trabalho também ajuda bastante.

A satisfação de ter seu próprio produto

Acho que o melhor de lançar um produto é sentir um reconhecimento maior do que em outros tipos de trabalho como desenvolvedor. Ver pessoas usando e pagando por algo que você não só codificou, mas que você ajudou a transformar em produto, participando diretamente nas decisões, é muito gratificante.

Você pode desenvolver softwares sobre medida para clientes que te paguem para isso, mas mesmo que seu cliente goste muito do resultado e pague direitinho, você não sente que o sistema qu você fez saiu de suas mãos. Você se sente como uma ferramenta. Se você trabalha em uma grande empresa, desenvolvendo um produto, você não sente que está fazendo tanta diferença, porque existe muita gente envolvida. Muito provavelmente você nem participa das decisões de produto.

Algumas lições mais técnicas

Sobre as principais ferramentas que utilizei:

Ruby on Rails: este framework e a linguagem Ruby me permitem não só criar sistemas muito rápido, mas alterá-los e mantê-los. Já tinha experiência prévia com Rails, por isso não cheguei nem a cogitar outro framework para este projeto.

AngularJS: por muito tempo não utilizei nenhum framework para Javascript. Estudei um pouco dos mais conhecidos e resolvi utilizar o AngularJS neste projeto. Ele me permite fazer algumas coisas bem complexas de forma relativamente simples. Mas de vez em quando algumas coisas que deveriam ser simples são bem complicadas de se fazer, exigindo que você conheça bem como o Angular funciona para conseguir implementar. Ele também é um pouco lento em alguns browsers, como algumas versões mais antigas de IE. Gostei bastante do AngularJS, mas não sei se usaria em um próximo projeto. Acho que ainda não surgiu um framework javascript maduro e simples para ser a escolha definitiva para este tipo de ferramenta.

Bootstrap: anteriormente conhecido como Twitter Bootstrap. Muito útil, me facilitou demais na hora de construir interfaces e páginas. Recomendo para quem não é muito bom em design.

Por enquanto esta é minha avaliação do último ano. Espero aprender mais coisas e talvez até descobrir que estava errado em algo que disse neste post. E quem sabe escrever as lições aprendidas em 2 anos, 5 anos, 10 anos, lições aprendidas escolhendo minha ilha particular comprada graças ao sucesso de minha empresa. E compartilhar o que aprender com outras pessoas, para quem sabe elas possam comprar suas ilhas também 🙂

Google Wave

Apresentação sobre o Google Wave, na Google I/O hoje de manhã:

O que mais gosto no Google é que eles são uma empresa que lança produtos que impressionam. No começo já tinham uma ótima ferramenta de busca, e então de repente surgiram serviços como Gmail, Google Maps, Google Earth. Fazia um certo tempo que eles não lançavam nada desse calibre, talvez por causa da época em que muitos engenheiros da empresa estavam indo para startups mais novas como o Facebook ou Friendfeed.

Mais interessante é que esta apresentação acontece bem no dia em que a Microsoft anunciou sua nova ferramenta de busca, o Bing (que o pessoal mais maldoso já chama de “But Its Not Google”.