Software para reduzir o número de reuniões inúteis

Pra que era esta reunião mesmo?

Um software capaz de diminuir (ou extinguir) o número de reuniões inúteis. Pessoas que trabalham de verdade (que não apenas fingem) provavelmente pagariam milhões por uma solução destas. Principalmente porque muitas dessas pessoas passam a maior parte do tempo presos em reuniões que não agregam muito, só geram mais bagunça (e mais reuniões) e se extendem por muito mais tempo do que deveriam. Se alguém parásse para calcular o quanto de retorno a maioria das reuniões geram para a empresa, as salas de reunião acabariam lacradas.

Um grande erro que muitas pessoas cometem é convocar reuniões para tomar uma decisão. Muita gente para trocar informações, discutir idéias, pode ser algo produtivo. Um monte de gente falando para no final tomar uma decisão conjunta simplesmente é muito tempo e muita energia desperdiçada. Muitas cabeças podem até pensar melhor do que uma, mas levam muito mais tempo para bater o martelo. Se você concorda com isto, deve concordar comigo que a principal função de uma reunião é a comunicação entre a equipe.

Mesmo essas reuniões cujo objetivo é realmente a comunicação, existem algumas doenças que são bastante recorrentes. Entre elas a síndrome de PQEERM (“Pra que era essa reunião mesmo?”), a febre da digressão infinita (onde alguém na reunião começa a fugir bastante do objetivo da reunião para falar das maravilhas da viagem para São José dos Campos) ou o mais comum Mal de NMPMPMCUR (“Não Me Preparei Mas Pelo Menos Convoquei Uma Reunião”). Sem falar no custo impossível de calcular que envolve cada pessoa parar de fazer o que está fazendo para participar de uma reunião. Quando você está executando uma tarefa, e precisa parar no meio, você leva muito mais tempo para retomar depois do que se conseguisse se concentrar e terminar tudo.

Algumas ferramentas simples que já fazem parte do dia a dia do escritório podem ser usados para minimizar o número dessas reuniões. E-mails, telefones, páginas da Intranet ou até mesmo um arquivo de Excell compartilhado podem ser utilizados para divulgar informações, discutir questões e permitir que as pessoas que precisam tomar as decisões cheguem a alguma conclusão. O problema dessas soluções é que o controle que se tem sobre essa informação é muito fraco, a informação fica muito dispersa (“Mas eu te perguntei isso fazem duas semanas! Ah não, esqueci de te copiar no e-mail… “).

A melhor solução que conheço para este tipo de perda de tempo é o Basecamp. O Basecamp é um sistema Web para gerenciamento de projetos criado pela 37Signals. Tem alguns clientes grandes como Warner, Adidas, Kellog´s e USA Today, mas sua base de clientes é composta principalmente de pequenas e médias empresas.

Screenshot do Basecamp

A grande vantagem do Basecamp é que ele é extremamente simples. Eles têm até um depoimento de um cliente contando como sua própria mãe ficou gerenciando o negócio dele por um tempo, de tão simples que é o sistema. Se você é do tipo que acha que software bom é aquele que tem todas as funcionalidades possíveis (que você nem usa), passe longe de tudo que a 37 Signals produz. O nicho deles é produzir sistemas que sejam simples, leves mas que resolvam o problema na maioria dos casos. Para os usuários, isso significa menos tempo e esforço para aprender a usar o software, menos poluição visual na sua tela (como é que as pessoas não enlouquecem com tantos botões e menus o dia inteiro?). Filosofia “Apple iPhone” de software. Simples e direcionado para melhorar a usabilidade do software.

 As funcionalidades principais do Basecamp para gerenciamento de projetos (e para diminuir as reuniões inúteis) são as seguintes:

•  Lista de tarefas: nada mais é que uma lista de To-Do bem simples, com a diferença de que você pode delegar uma tarefa para uma pessoa da equipe e iniciar discussões relacionadas à tarefa. Imagine criar uma tarefa “escolher novo layout do site”, postar imagens com os layouts propostos, discutir sobre eles, chegar a uma conclusão, sem precisar parar para fazer uma reunião. Agora imagine quanto tempo uma reunião sobre isso poderia levar.
• Compartilhamento de arquivos: projetos sempre tem arquivos que são muito utilizados. Porque não deixá-los no mesmo lugar onde você tem as informações sobre o andamento do projeto, todos os membros da equipe acessam. É o que os GEDs queriam ser quando crescerem, juntar o documento com o contexto em que fazem sentido. Nunca mais passe 15 minutos em uma reunião com o anúncio da nova planilha para cálculo de impostos.
• Mensagens: provavelmente a funcionalidade mais óbvia. Comunicação na forma mais simples. Tem um anúncio a fazer relacionado ao projeto? Poste a mensagem na lista de mensagens desse projeto. Comunicação dentro do contexto.
• Milestones: se você tem deadlines (conhecidas pelo Aurélio como prazos), deliverables (não conhecidos pelo Aurélio, mas seria algo como “coisas para entregar”), pode criar um Milestone e associar tarefas a ele.  
• Writeboards: editor de texto simples para permitir a edição colaborativa de textos. Bem melhor que passar uma tarde inteira em uma sala de reunião tentando chegar a um texto perfeito para o material do novo produto, com todo mundo querendo dar palpite ao mesmo tempo e com gente fazendo bico porque a vírgula não ficou no lugar onde ele queria.

 Como eu disse, é um sistema extremamente simples. Para quem normalmente associa gerenciamento de projetos com algo como o Microsoft Project, a lista de funcionalidades acima deve soar limitada demais. Só que a maioria dessas ferramentas, para controle mais minucioso de projetos, foi criada pensando em projetos extremamente complicados, em que cada tarefa pode causar um impacto (e um prejuízo) muito grande se não for coordenada e executada dentro do prazo certo. É tão complicado que você precisa parar tudo para planejar o seu planejamento e fazer reuniões para organizar suas reuniões. Se você não está em um projeto para desenhar uma usina nuclear ou construir um foguete espacial, posso dizer com 99% de probabilidade que você não precisa de algo como o MS Project.

Além disso tudo, o Basecamp é muito barato. Com planos que vão de U$24 a U$149 por mês, e todos os planos permitem um número ILIMITADO de usuários. Eles também tem a versão gratuita, com limite para 1 projeto, para que as pessoas possam experimentar as principais funcionalidades. Compare com o preço de licença de um Microsoft Project por exemplo.

Menos reuniões = mais tempo para olhar fotos de pessoas relaxando na praia

Se você conhece alguma solução para minimizar o número de reuniões desnecessárias, poste aí nos comentários. Se tiver uma idéia boa para isto, abra um negócio e fique milionário (ou converse comigo, ;-)).